Es gibt mehrere Faktoren, die auch der Auftraggeber beeinflussen kann, um eine effiziente Umsetzung zu ermöglichen und somit die Kosten gering zu halten. Hier meine Tipps für einen erfolgreichen Geschäftsbericht.
WELCHES MEDIUM
Online, Druckausgabe oder PDF?
Die Inhalte für den Geschäftsbericht zu erstellen ist sehr arbeitsaufwendig. Es wäre schade, das Ergebnis nicht auf verschiedenen Kanälen zu präsentieren, um eine größtmögliche Lesergruppe zu erreichen. Auf der Webseite können die Inhalte mit Videos und Animationen ergänzt werden. Die Mehrzahl der Nutzer bevorzugt für den Geschäftsbericht aber weiterhin auch eine gedruckte Ausgabe oder eine PDF-Version.
Sobald der Bericht im Druck ist, kann mit wenig Zeit und Aufwand ein ergänzendes PDF für die Webseite erstellt werden. Umgekehrt kann, falls ursprünglich nur eine digitale Version geplant war, das fertige Web-PDF meistens problemlos für den Druck aufgearbeitet werden.
Vorteile Druckausgabe
- Die meisten Nutzer bevorzugen nach wie vor die gedruckte Ausgabe.
- Neben der Vielzahl an digitalen Informationen, sticht ein Bericht auf gutem Papier, hervor.
- Der Empfänger fühlt sich wertgeschätzt, wenn ihm eine gedruckte Ausgabe zugeschickt wird.
- Viele Nutzer mögen die Möglichkeit, Textstellen zu markieren oder Notizen zu machen und Informationen nachschlagen zu können.
- Auch kleinere Auflagen sind inzwischen, dank digitaler Druckverfahren, relativ kostengünstig.
Vorteile PDF-Version
- Einzelne Textabschnitte können mit Weblinks verknüpft werden.
- Navigations-Buttons verlinken vom Inhaltsverzeichnis zu entsprechenden Textstellen.
- Video- und Audio-Inhalte können eingebettet werden.
- PDF kann kostengünstig via E-Mail versendet und zum Download auf der Webseite angeboten werden.
Web-PDFs werden auf Wunsch so angelegt, dass alle grafischen Schmuckelemente und vollflächig farbigen Seiten, auf einer eigenen Ebene stehen. Falls der Nutzer das PDF oder einzelne Seiten ausdrucken möchte, wird diese Ebene automatisch ausgeblendet – Das schont den Drucker und spart Farbpatronen.
ZIELGRUPPE DEFINIEREN
Inhalt und Schreibstil sind unterschiedlich, je nachdem, welche Zielgruppe angesprochen werden soll. Auch das Design des Berichts möchte sich mit seiner Aufmachung an den Endnutzer wenden.
Manche Gesellschaften und Unternehmen sind durch Gesetze und Vorschriften verpflichtet einen Jahresabschluss und Lagebericht zu veröffentlichen. Für andere bietet der Geschäftsbericht die Möglichkeit, mit einer bestimmten Zielgruppe in Kontakt zu treten und wichtige Botschaften zu kommunizieren. An wen wendet sich der Bericht? Welche Informationen sollen kommuniziert werden? Zum Beispiel:
- Mitglieder über Änderungen und Entwicklungen informieren
- Unternehmensstrategie an Mitarbeiter kommunizieren
- Gegenüber Spendern Bilanz ziehen, was mit ihrem Geld erreicht wurde
- Potenzielle Investoren ansprechen, indem Erfolge aufgelistet werden
VORBEREITUNG DESIGNKONZEPT
Soll ein bestehendes Design optimiert oder ein neues Konzept erarbeitet werden?
Für eine Design-Weiterentwicklung setzt sich der Designer mit dem Unternehmen auseinander und findet die optimale visuelle Sprache. Unterschiedliche Designkonzepte werden anhand von Beispielseiten vorgeschlagen.
Manchmal hat der Auftraggeber bereits eine vage Vorstellung davon, welchen Stil er sich für das Layout wünscht. Mit einer klaren Kommunikation der Erwartungen, kann effizient ein Geschäftsbericht konzipiert werden, der den individuellen Wünschen des Auftraggebers entspricht. Zusätzlich könnte, zum Beispiel mithilfe von Pinterest, eine Art Moodboard mit visuellen Beispielen vorbereitet werden.
Der Designer verwendet Schriften und Farben gemäß der spezifischen Corporate Design Vorgaben des jeweiligen Unternehmens. Für den Rest des Designaufbaus gibt es genauso viele Stile wie Zielgruppen: Der illustrative, der persönliche, der typografische, der klassische Geschäftsbericht …
Eine kleine Auswahl verschiedener Designstile, stelle ich in diesem separaten Post vor.
BILDER UND GRAFIKEN
Soll ein Bildkonzept erstellt und ein Fotoshooting organisiert werden oder soll der Designer bereits bestehende Bilder überarbeiten?
Bildqualität
Die Qualität der Fotos und eine einheitliche Bildästhetik entscheiden maßgeblich über die Qualität des gesamten Geschäftsberichts. Allerdings werden häufig Fotos geliefert, die von Mitarbeitern und Veranstaltungsteilnehmern im Laufe des Jahres gemacht wurden. Fotos von Laien haben aber leider oft eine zu geringe Auflösung oder benötigen eine aufwendige Retusche.
Manchmal ist es besser nur wenige gute, anstatt viele schlechte Fotos, zu zeigen. Stattdessen könnte der Geschäftsbericht mit einer grafischen Welt oder plakativer Typografie aufgelockert werden. Die beste Lösung ist aber oft ein neues Fotoshooting für Mitarbeiter und Räumlichkeiten. Hier besteht auch die Möglichkeit, mehrere Stimmungsbilder zu erstellen. Diese könnten später als Gestaltungshintergrund, auf Doppelseiten zur Einleitung des nächsten Kapitels oder zum Trennen einzelner Abschnitte verwendet werden.
Grafiken und Tabellen
Der Designer bietet die Umsetzung unterschiedlicher Infografiken an. Dazu gehören u. a. Kreis-, Linien- und Säulendiagramme, die grafische Darstellung der Prozessabläufe, Land- und Weltkarten, das Organigramm, sowie die Zusammenfassung der Kennzahlen in einheitlichen Tabellen.
Infografiken sind für einen Bericht unentbehrlich und es lohnt, diese visuell ansprechend aufzuarbeiten und nach Corporate Design-Vorgaben zu vereinheitlichen. Diese Phase des Designprozesses macht einen Großteil der Designarbeit aus – die Anzahl der Grafiken und Tabellen wird also bei der Kostenkalkulation berücksichtigt.
WEITERE TIPPS, UM KOSTEN GERING ZU HALTEN
Umfang
Texte die es auf den Punkt bringen, verringern nicht nur die Kosten, sondern erhöhen oft auch die inhaltliche Qualität. Weitere Informationen könnten anhand von Weblinks mit dem Vermerk ‘zum Weiterlesen’ angeboten werden. Wenn im laufenden Jahr zum Beispiel im Blog über Veranstaltungen geschrieben wurde, könnte der Geschäftsbericht diese in Zusammenhang stellen und für weitere Informationen auf den entsprechenden Post verlinken oder ein Video über die Veranstaltung einbetten.
Vollständigkeit und Lektorat
Wenn der Inhalt nachträglich ergänzt oder gekürzt wird, kann es passieren, dass zusammengehörende Texte und Bilder nicht mehr gemeinsamen auf einer Seite stehen. Dies betrifft dann womöglich auch alle Folgeseiten des Kapitels und das Layout muss unter Umständen komplett neu aufgebaut werden. Auch nachträgliche Korrekturen der Rechtschreibung und Grammatik sind zeitaufwendig.
Wenn Sie Texte vollständig liefern und vor der Designphase revidieren, vermeiden Sie Kosten, die durch zusätzliche Korrekturschleifen entstehen.
INDIVIDUELLES ANGEBOT
Ich habe bereits viele Strategieberichte, Imagebroschüren, Donor Reports, Nachhaltigkeits- und Jahresberichte erstellt. Die Anforderungen sind immer gleich: Tolles Design bei schneller und kostengünstiger Umsetzung!
Je nach Art und Umfang Ihres Geschäftsberichts, greife ich für die Umsetzung auf mein Netzwerk von Fotografen, Illustratoren und Redakteure zurück, bleibe dabei aber von A bis Z Ihr persönlicher Ansprechpartner.
Mithilfe unserer Checkliste Geschäftsbericht, können Sie wählen, welche Arbeitsphasen in Ihrer Hand bleiben und welche wir übernehmen sollen. Danach einfach anrufen oder eine kurze E-Mail an: info@brittafocke.com – Ich würde gerne mit Ihnen zusammen arbeiten!
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